Guide de préparation

Organiser des événements

Loto

Un loto peut financer à lui-seul une partie voire la totalité de votre budget. Toutefois, sa mise en place nécessite de se préparer plusieurs mois à l’avance.

Après avoir défini la date, idéalement un week-end où il n’y a pas d’autre loto dans les alentours, vous devez trouver une salle suffisamment grande pour accueillir le plus de personnes possibles. Vous pouvez demander à la commune de l’un des équipiers ou dans laquelle l’association a son siège social, la mise à disposition gratuite ou négociée d’une salle des fêtes.

En ce qui concerne les lots, deux choix s’offrent à vous : soit vous négociez/achetez vous-même les lots, soit c’est l’animateur qui les fournira. Cette deuxième option est plus facile car vous n’avez pas à vous préoccuper de la recherche des lots. L’animateur les apporte mais se finance sur le bénéfice à la fin du loto. Les animateurs professionnels proposent souvent des solutions « clés en main » : lots et cartes. Si vous décidez au contraire de trouver les lots par vous-même, alors vous pourrez réduire le coût des lots en négociant des partenariats avec les magasins et commerces locaux, et ainsi optimiser le bénéfice du loto. Cela nécessitera en revanche du temps de démarchage.

Le jour du loto, vous aurez besoin d’une équipe pour installer les tables, vendre les cartons, contrôler les cartons lors du jeu et gérer la buvette. Compter entre 5 et 10 personnes. Une partie des recettes d’un loto provient de la vente de boissons, sandwichs et sucreries à la buvette. Plus il y’aura de participants et plus les bénéfices du loto seront importants. Il faut compter en moyenne entre 10 et 15 euros de dépenses par participant.

Pour qu’un loto fonctionne, il faut :

  • Vérifier qu’il n’y a pas un autre loto à la même date dans la même zone géographique
  • Trouver un bon animateur : certains animateurs attirent davantage de public que d’autres
  • Trouver des lots attractifs : les lots sont sensiblement les mêmes d’un loto à l’autre (bons d’achat, électroménager, audiovisuel, nourriture…).
  • Bien communiquer : la communication d’un loto se fait surtout à l’occasion des autres lotos qui se déroulent les semaines précédentes. Le public est souvent le même d’un loto à l’autre. C’est donc lors des précédents lotos que vous devez distribuer vos flyers.
Tombola

L’organisation d’une tombola est relativement la même que pour un loto. À l’exception de la salle et de l’animateur, vous devrez aussi dénicher des lots auprès des magasins et commerçants ou les acheter. Là encore, des solutions « clés en main », lots et tickets, existent sur internet. Pour l’impression des tickets, vous pouvez faire appel à un imprimeur local en contrepartie d’un partenariat. La tâche principale de la tombola consiste ensuite à vendre les tickets auprès de votre entourage ou lors d’événements. Le jour prévu, vous placez tous les talons dans une urne et attribuez les lots selon un tirage au sort. Veillez à bien noter les noms des acheteurs sur chaque talon !

Repas caritatif

Vous pouvez également organiser un repas caritatif avec une soirée dansante. La participation des convives viendra compléter votre budget tout en passant un bon moment avec vos proches et vos sponsors. Pour cela, vous devez réserver une salle : salle des fêtes, cantine d’école, gymnase, et prévoir le matériel nécessaire : tables et chaises, vaisselle, sono… Vous devez ensuite préparer le menu : couscous pour une soirée orientale, tartiflette pour une soirée montagnarde, paella pour une soirée espagnole…

Soirée étudiante

Les soirées du « jeudi soir » ou « tonus étudiants » constituent une excellente opportunité de récolter de l’argent. Il vous suffit d’établir un partenariat avec un bar ou une discothèque où les étudiants ont l’habitude d’aller le jeudi soir lors des traditionnelles soirées étudiantes. Vous devez trouver un concept intéressant et placer la soirée sur une date stratégique : peu après la rentrée scolaire en septembre, ou dans les derniers jeudis avant les vacances… Imprimer des flyers et les distribuer sur les campus et restaurants universitaires est une étape obligatoire pour attirer les étudiants. Enfin, vous devrez promouvoir votre soirée sur réseaux sociaux.

Opérations de vente

Vente de vin

L’opération « Vente de vin », en partenariat avec le Lycée de Briacé, l’un des plus anciens domaines viticoles nantais, consiste à vendre des cartons de six bouteilles de vin (assortiment de six vins différents). Une partie du prix du carton est ensuite reversé à l’équipage. Le carton de vin est vendu 36€ soit 6€ la bouteille. En fonction du nombre de vente, l’équipage récupère entre 12 et 14 euros par carton vendu.

Les cartons peuvent être vendus au sein de la famille, aux amis, aux soutiens et partenaires, ou à toute autre personne lors des démarchages. À chaque vente réalisée, vous devez établir un bon de commande que vous donnerez à l’acheteur, et récupérer impérativement le montant de sa commande. À l’issue de l’opération, vous pourrez venir chercher votre vin au Château de Briacé (44), à qui vous payerez directement le prix des cartons moins la commission. L’avantage de cette opération est que le paiement des cartons ne se fait qu’à la livraison. Vous pouvez donc vendre les cartons sans avoir à avancer d’argent pour les acheter.

Il est aussi possible d’organiser sa propre opération “Vente de vin” en démarchant un vignoble près de chez soi.

Vente de produits alimentaires

Les ventes de produits alimentaires sont particulièrement efficaces pour financer des voyages. Plutôt que d’acheter ces produits au magasin, les participants pourront faire une bonne action et contribuer directement à votre projet en achetant ces produits directement auprès de vous. Ces ventes peuvent, de plus, plusieurs fois tout au long de la préparation. Saucissons, brioches, gâteaux… À vous de trouver le produit qui se vendra le mieux auprès de votre entourage et qui génèrera le plus de bénéfice.

Opérations photos

L’opération photos est elle aussi une opération très efficace pour boucler votre budget. Cela consiste à proposer à des particuliers, en contrepartie d’un petit don d’une valeur comprise entre 5 et 20€, de coller sur la Peugeot 205 la photo de la personne. Cette opération est très efficace auprès des amis et de la famille. C’est en quelque sorte une collecte mais avec l’avantage de proposer une contrepartie attractive en conduisant leur photo à travers les Alpes. L’opération photo peut aussi se décliner sous d’autres formes comme une opération prénom ou dédicace dans laquelle les prénoms ou signatures des donateurs sont exposés sur la carrosserie de la Peugeot 205.

Collecte en ligne

Pour réunir les derniers euros de son budget, il peut être intéressant de mettre en place une collecte en ligne. La collecte permettra aux familles et amis de faire des dons directement en ligne. Pour mettre en place une collecte, il suffit de vous inscrire sur un site de financement participatif, tel que Helloasso, Kisskissbankbank, ou Ulule. Certains sites sont payants et prélèvent un pourcentage sur le total de la cagnotte (jusqu’à 10%), ce qui n’est pas le cas de Helloasso. Une fois le site choisi, il est recommandé de rédiger une présentation du projet synthétique et efficace illustrée de photos et vidéos. Beaucoup de sites proposent des conseils pour réussir sa collecte. La dernière étape consiste à partager sa cagnotte sur ses réseaux sociaux. N’hésitez pas à créer des contreparties pour inciter votre réseau à y participer.

Questions fréquentes

Le budget d’un équipage est estimé à 1300€:

  • Frais d’inscription: 650€ (pour 2 personnes)
  • Préparation de la Peugeot 205*: 500€
  • Carburant: 150€
  • l’assurance médicale et rapatriement obligatoire (40€ par équipage)

L’achat et la préparation de la voiture est un investissement car elle est le plus souvent revendue au retour de l’aventure.

Le budget pour participer peut être réuni en démarchant des entreprises et collectivités partenaires, en organisant des actions ou événements caritatifs, ou en recueillant des dons auprès de la famille ou des amis. Une vente de vins est proposée aux équipages pour financer leur aventure.

Pour trouver des sponsors, vous devez:

  1. Rédiger un dossier de sponsoring
  2. Contacter les entreprises près de chez vous

Vous souhaitez plus d’informations sur l’aventure, la préparation ou sur l’inscription ?

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