Guide de préparation

Afin de vous aider à financer votre projet, vous pouvez faire appel aux entreprises. La majorité des entreprises ont des budgets de communication et aident régulièrement les associations et projets de jeunes. En contrepartie d’un encart sur la voiture, ou simplement à titre gracieux, il est tout-à-fait possible de trouver des entreprises pour vous financer. En moyenne, près de 50% du budget d’un équipage provient de l’aide d’entreprises partenaires.

Les entreprises peuvent aussi vous aider de différentes manières. Elles peuvent vous donner de l’argent, ou vous aider de manière plus concrète: par un don matériel ou une offre de service, comme une banque pour la gratuité des frais bancaires, un imprimeur pour l’impression de vos dossiers de partenariat, un garage pour la préparation de votre Peugeot 205, un journal ou une radio pour médiatiser de votre projet, une école ou un supermarché pour la récolte de votre matériel solidaire, une commune pour des contacts, un bar ou une discothèque pour une soirée caritative, un magasin pour des lots de tombola…… À défaut d’avoir de l’argent, vous pouvez éviter d’en dépenser. Ces types de partenariats sont souvent préférés par les entreprises car elles n’ont pas à sortir d’argent.

Les entreprises ont de larges réseaux de partenaires, autant de contacts qu’elles peuvent vous faire profiter. Même si elles ne peuvent pas vous aider directement, demandez-leur de vous mettre en contact avec d’autres entreprises. Vous maximiserez ainsi vos chances de trouver des sponsors. En outre, trouver des sponsors permet aussi d’accroître la crédibilité de votre projet. En effet, les entreprises sont beaucoup plus disposées à vous faire confiance quand d’autres vous ont fait confiance avant elles.

Recherche de sponsors

Afin de maximiser vos chances, vous devez cibler les entreprises les plus susceptibles de vous aider: les entreprises que vous connaissez par l’intermédiaire de votre réseau familial, amical ou professionnel, ou les entreprises qui sont proches de chez vous. Le premier réflexe est donc de parler de votre projet à un maximum de personnes: familles, amis, collègues… afin de multiplier vos chances de trouver des dirigeants d’entreprises susceptibles de vous aider. Si vous ne parlez pas suffisamment de votre projet, vous risquez de manquer des opportunités, d’autant que les premiers partenaires sont les plus difficiles à convaincre. Ensuite, vous pouvez vous rendre dans les centres-ville et zones d’activités proches de chez vous et faire du porte à porte d’entreprises. Enfin, vous pouvez aussi viser les entreprises qui partagent des intérêts ou valeurs communs avec votre projet : la jeunesse, la solidarité, les voyages, le sport, l’automobile… La taille de l’entreprise n’est pas importante car toutes les entreprises sont susceptibles d’aider, et que tout aide, même minime, est bonne à prendre. Vous devez d’ailleurs veiller à proposer des formules de sponsoring et de partenariats adaptées à la taille de l’entreprise que vous démarchez, par exemple en proposant des contreparties à partir de 20€ pour les petits commerces.

Une fois les entreprises sélectionnées, vous devez maintenant les contacter. Par téléphone, par mail, ou en visitant directement l’entreprise, plusieurs méthodes sont possibles. Dans tous les cas, vous devez veiller à contacter directement la personne décisionnaire (chef d’entreprise, responsable communication…). Le démarchage ne doit pas se limiter à un mail ou à un coup de téléphone. Vous devez toujours solliciter un rendez-vous car ce n’est qu’au cours d’un rendez-vous que vous pourrez convaincre un éventuel sponsor. Vous devez dans tous les cas coupler votre démarchage d’un mail accompagné de votre dossier de sponsoring et penser à relancer régulièrement par téléphone dans le cas où la réponse n’est pas immédiate.

Les contreparties

Les contreparties sont très importantes pour convaincre un partenaire ou un sponsor de soutenir votre projet:

  • Un encart publicitaire sur votre Peugeot 205
  • Une publicité sur vos réseaux sociaux : Facebook, Twitter, Instagram, blog…
  • Un article de journal valorisant le sponsor
  • Le logo sur tous vos supports de communication (dossier de sponsoring…)
  • Une invitation à votre soirée de remerciements
  • Un reportage photos
  • Une présentation dans l’entreprise
  • Un livre souvenir de l’aventure (vendu 35€)
  • Une carte postale de chaque pays traversé

Rédaction du dossier de sponsoring

Étape clé de la préparation, la rédaction d’un dossier de sponsoring est indispensable pour la recherche de sponsors. Le dossier de sponsoring est un document de plusieurs pages présentant votre projet et listant les différents partenariats que vous proposez. Ce dossier est généralement présenté lors des démarchages d’entreprises et demandes de subventions aux collectivités. Il doit donc être particulièrement soigné et original pour retenir l’attention et convaincre de potentiels sponsors de vous aider.  

Le dossier de sponsoring doit être le plus clair et le plus synthétique possible. Il est le plus souvent divisé en six parties : l’introduction, la présentation de l’événement, la présentation de l’équipage et de l’association, la présentation du budget, les propositions de partenariats et enfin les moyens de contact. Vous pouvez illustrer votre dossier avec des photos des éditions précédentes. Toutes les photos publiées sur Facebook et sur le site internet officiel de l’Alpina Raid sont à votre disposition pour votre communication.

Quelques conseils pratiques pour la rédaction du dossier de sponsoring :

  • Faire une introduction en résumant votre projet
  • Ne pas dépasser une dizaine de pages
  • Utiliser des titres pour montrer les points importants
  • Illustrer les propos avec des images (toute utilisation de photo/image doit être autorisée par son auteur)
  • Veiller à la mise en page pour attirer l’attention
  • Utiliser des polices faciles à lire
  • Se relire pour corriger les fautes
  • Se poser toutes les questions autour du projet pour vérifier si le dossier y répond
Envoi du dossier

Une fois terminé, le dossier de sponsoring peut être envoyé par mail ou distribué au format papier. Pour l’imprimer, vous pouvez faire appel à un partenaire (imprimerie, banque…), afin d’éviter des dépenses supplémentaires. Un dossier papier n’est ni écologique, ni économique. Par conséquent, il est préférable de ne le distribuer qu’aux sponsors ou partenaires importants ou les plus susceptibles de vous aider. Vous pouvez prévoir un petit dépliant synthétique d’une page ou deux à la place du dossier lors de vos démarchages. Si le dossier numérique est trop lourd pour l’envoi par mail, vous pouvez utiliser un site de partage de fichiers tel que www.wetransfer.com ou alléger directement le fichier PDF à l’aide d’un compresseur de PDF sur internet : www.pdfcompressor.com

Demande de subventions

Pour financer votre participation à l’Alpina Raid, vous pouvez aussi recourir aux subventions. Ce sont des aides publiques réservées aux associations ou aux jeunes pour financer leurs projets. Elles peuvent être accordées par différentes collectivités : État, régions, départements, communes… (mais aussi l’Europe). Il ne faut donc pas hésiter à envoyer plusieurs demandes, d’autant plus que les subventions peuvent être cumulatives.

La commune est la collectivité qui est la plus susceptible de subventionner votre projet. 63% des associations sont financées de façon plus ou moins importante par la commune où elles sont implantées, contre 22% pour le département, et 6% pour la région.

Chaque collectivité a ses subventions qui lui sont propres, et chaque subvention a son cadre bien défini. Pour avoir des précisions sur les subventions mises en place dans une commune ou département, vous devez contacter directement la collectivité. L’octroi d’une subvention est soumis à des conditions bien précises. Si votre association et votre projet remplissent ces conditions, votre équipage sera alors éligible aux subventions. Si votre projet ne rentre dans aucun cadre, vous avez encore la possibilité de faire une demande de subvention exceptionnelle qui sera laissée à l’appréciation des élus. Le projet doit avoir un intérêt lié au territoire de la collectivité sollicitée mais aussi s’inscrire dans le cadre des grandes orientations choisies par la collectivité.

Comment constituer un dossier de demande de subvention ?

Pour constituer votre dossier de subvention, vous devez demander la liste des pièces à fournir directement à la collectivité à laquelle vous faites votre demande de subvention. Il vous sera le plus souvent demandé de fournir une lettre de demande de subvention, un dossier de présentation (dossier de sponsoring), ainsi que les statuts de votre association.

Questions fréquentes

Le budget d’un équipage est estimé à 1300€:

  • Frais d’inscription: 650€ (pour 2 personnes)
  • Préparation de la Peugeot 205*: 500€
  • Carburant: 150€
  • l’assurance médicale et rapatriement obligatoire (40€ par équipage)

L’achat et la préparation de la voiture est un investissement car elle est le plus souvent revendue au retour de l’aventure.

Le budget pour participer peut être réuni en démarchant des entreprises et collectivités partenaires, en organisant des actions ou événements caritatifs, ou en recueillant des dons auprès de la famille ou des amis. Une vente de vins est proposée aux équipages pour financer leur aventure.

Pour trouver des sponsors, vous devez:

  1. Rédiger un dossier de sponsoring
  2. Contacter les entreprises près de chez vous

Vous souhaitez plus d’informations sur l’aventure, la préparation ou sur l’inscription ?

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